Certyfikacja odbywa się w efekcie pozytywnego przejścia oceny dokonywanej przez akredytowaną jednostkę certyfikującą, pod kątem zgodności z normami FSC®. W przypadku, gdy firma nie spełnia wymogów standardów FSC – podczas audytu mogą zostać nadane tzw. niezgodności. Są one narzędziem audytora służącym temu, by firma wdrożyła działania korygujące i w ten sposób osiągnęła zgodność z kryterium standardu FSC, by uzyskać lub utrzymać certyfikat FSC.
Warto przeczytać również: ABC leśnych certyfikatów – FSC.
Czym różnią się niezgodności? Co powodują?
Niezgodności różnią się rangą i mogą być nadane jako małe (minor) lub duże (major).
- Małe niezgodności (minor) nadaje się wówczas, gdy błąd firmy stanowi tymczasowy problem, który pojawia się jednorazowo a jego powstanie nie prowadzi do fundamentalnej porażki w osiągnięciu założenia krytycznego wymogu standardu.
- Duża niezgodność (major) jest nadawana, gdy problem był poważny, powtarzalny lub dotyczył szerokiego zakresu wymogów certyfikacji FSC.
Zarówno małe, jak i duże niezgodności – muszą być „zamknięte” w określonym czasie, by utrzymać status certyfikowanej firmy. Na zamknięcie małej niezgodności standard przewiduje 12 miesięcy, podczas gdy duża niezgodność musi zostać zamknięta w ciągu 3 miesięcy od daty jej nadania. Jeżeli posiadacz certyfikatu FSC nie zamknie małej niezgodności w przewidzianym czasie, mała niezgodność zostanie podniesiona do rangi dużej niezgodności, na której zamknięcie pozostaje dodatkowe 3 miesiące. Duża niezgodność, która nie zostanie zamknięta w ciągu 3 miesięcy spowoduje zawieszenie certyfikatu FSC do czasu jej zamknięcia, a w dłuższej perspektywie – niezamknięta duża niezgodność może doprowadzić do całkowitego wycofania certyfikatu FSC. Czasowe zawieszenie certyfikatu FSC nastąpi również w przypadku, gdy na jednym audycie okresowym skumuluje się 5 dużych niezgodności.
Na czym polega proces zamykania niezgodności?
Większość niezgodności zamyka się drogą administracyjną, poprzez dosłanie brakujących dokumentów. Jednak może zdarzyć się, że duża niezgodność jest na tyle poważna, że do jej zamknięcia niezbędny jest dodatkowy audyt.
Aby zamknąć niezgodność z audytu, firma musi ustalić plan działania w którym określone zostaną: konkretne kroki, osoba odpowiedzialna za ich wykonanie oraz ustalony czas potrzebny na zrealizowanie planu. Następnie firma musi uzyskać obiektywny dowód zamknięcia niezgodności i przesłać go do audytora, wraz z wypełnionym formularzem zamknięcia niezgodności. W owym formularzu należy wskazać również przyczynę wystąpienia niezgodności oraz wdrożone środki zapobiegające ponownemu wystąpieniu danego problemu.
Np. Firma otrzymała małą niezgodność w czasie audytu FSC – z powodu braku przedstawienia dowodów przeprowadzenia weryfikacji dostawców FSC. Firma określiła, że przyczyną powstania niezgodności był brak wiedzy nowego pracownika względem obowiązku przeprowadzania okresowej weryfikacji dostawców FSC.
W tym przypadku, jako działanie naprawcze, należy przeprowadzić weryfikację dostawców i pobrać wydruki z bazy danych FSC stanowiące dowód zamknięcia niezgodności. Natomiast środkiem korygującym i zapobiegającym ponownemu wystąpieniu tej niezgodności będzie przeprowadzenie szkolenia stanowiskowego dla nowej osoby odpowiedzialnej za listę dostawców FSC. Wydruki z bazy danych, potwierdzające weryfikację dostawców FSC oraz listę obecności z przeprowadzonego szkolenia – należy przesłać do audytora wraz z wypełnionym formularzem zamknięcia niezgodności w celu jej zamknięcia.
